Quy trình kiểm kê

Định kỳ (hàng ngày, hoặc hàng tuần, hàng tháng), người dùng cần thực hiện kiểm kê kho nhằm mục đích cân đối số lượng hàng hóa trên hệ thống khớp với số lượng ngoài thực tế

1. Mô tả

• Định kỳ (hàng ngày, hoặc hàng tuần, hàng tháng), người dùng cần thực hiện kiểm kê kho nhằm mục đích cân đối số lượng hàng hóa trên hệ thống khớp với số lượng ngoài thực tế

• Xử lý chênh lệch:

+ Số lượng thực tế ít hơn số lượng hệ thống: xử lý bằng phiếu Xuất điều chỉnh

+ Số lượng thực tế nhiều hơn số lượng hệ thống: xử lý bằng phiếu Nhập điều chỉnh

1.2 Sơ đồ

1.3 Thao tác

1.3.1 Các bước thực hiện

Tại giao diện Menu -> phân hệ Kiểm kê -> chọn Kiểm kê -> bấm Tạo mới:

• Tại giao diện phiếu Kiểm kê, người dùng điền các thông tin sau:

o Thông tin chung: điền Kho kiểm kê, Thời gian kiểm kê, Ghi chú

Thời gian kiểm kê:

• Nếu bạn đang kiểm kê thời gian thực -> hệ thống sẽ ghi nhận chính xác theo Thời gian thực tế. (Ví dụ: bạn nhập kiểm kê hôm nay lúc 17h00 -> hệ thống sẽ ghi nhận Tồn đến ngày hôm nay vào lúc 17h00)

• Nếu bạn đang kiểm kê lùi ngày quá khứ -> hệ thống sẽ ghi nhận vào 23h59 của ngày quá khứ. (Ví dụ: hôm nay bạn nhập kiểm kê lùi cho ngày hôm qua -> hệ thống sẽ mặc định ghi nhận Tồn đến 23h59 của ngày hôm qua)

o Thêm dòng hoặc Thêm hàng loạt:

• Thêm dòng: điền từng mặt hàng

• Thêm hàng loạt: lựa chọn nhiều mặt hàng, hoặc theo Mẫu đơn hàng, hoặc theo file Import từ Excel

• Trường hợp điền sai thông tin: Tích chọn mặt hàng bị sai -> click chuột phải và chọn Bỏ dòng

  
• Nội dung chi tiết: Cập nhật số lượng tồn theo thực tế

Xử lý điều chỉnh kiểm kê:

• Nhập điều chỉnh: hàng hóa kiểm kê THỪA so với thực tế -> hệ thống sẽ nhập bù để cân đối.

• Xuất điều chỉnh: hàng hóa kiểm kê THIẾU so với thực tế -> hệ thống sẽ xuất hao hụt để cân đối.

-> Bấm Lưu khi hoàn tất thông tin

o Chức năng các Nút tiện ích:

• Hủy bỏ: Hủy phiếu kiểm kê vừa tạo

• In chứng từ & Tải về: in chứng từ Bảng kiểm kê hoặc tải file Excel lưu trữ

1.3.2 Trạng thái chứng từ

• Hoàn thành: Trạng thái đơn các phiếu đã hoàn thành kiểm kê, ghi nhận dữ liệu Báo cáo kho

• Đã hủy: Trạng thái đơn các phiếu bị hủy

1.4 Tiện ích in chứng từ

• Tại giao diện Xuất điều chỉnh và Nhập điều chỉnh, người dùng sử dụng Tiện ích in chứng từ hàng loạt để lưu trữ bản cứng, theo đường dẫn

Menu -> Tại phân hệ Kiểm kê -> Xuất / Nhập điều chỉnh -> Tiện ích

1.5 Bộ lọc tìm kiếm

Tại giao diện Menu -> Kiểm kê -> Bộ lọc tìm kiếm:

o Bộ lọc cơ bản:

• Thời gian kiểm kê: Lựa chọn thời gian kiểm kê

• Tìm kiếm: Tìm theo mã chứng từ

• Kho hàng: Chọn kho kiểm kê

o Bộ lọc nâng cao:

• Thời gian kiểm kê: Chọn thời gian kiểm kê

• Tìm kiếm: Tìm theo mã chứng từ kiểm kê

• Mã tham chiếu: Tìm theo mã phiếu Xuất điều chỉnh hoặc Nhập điều chỉnh tương ứng

• Kho hàng: Chọn theo kho kiểm kê