Quy trình xuất kho
Last updated
Was this helpful?
Last updated
Was this helpful?
Đây là chứng từ tự động đồng bộ với POS, dữ liệu ghi nhận bao gồm các Món ăn (Thành phẩm) bán ra tại POS và số liệu xuất kho của các nguyên vật liệu cấu thành tương ứng.
Ở tab Đồng bộ: Chứng từ sẽ ghi nhận thông tin số lượng món bán ra, đồng thời căn cứ theo Công thức chế biến của từng Món ăn để ghi nhận số lượng nguyên vật liệu xuất kho tiêu hao.
Ở tab Chưa đồng bộ: các nguyên nhân sau đây sẽ ghi nhận Chưa đồng bộ dữ liệu:
+ Thời gian hoá đơn trước thời điểm đã khoá sổ
+ Cửa hàng đã có thời gian kiểm kê lớn hơn thời gian hoá đơn
+ Thời gian hoá đơn nhỏ hơn thời gian bắt đầu sử dụng kho
+ Cửa hàng đã hết bản quyền
+ Không tìm thấy thông tin cửa hàng hoặc đã ngừng hoạt động
+ Hoá đơn thiếu thông tin tran_date/store_id/sale_id
+ Xác thực thông tin công ty không thành công
+ Số lượng hàng hoá không hợp lệ
+ Không tìm thấy thông tin hàng hoá
+ Hàng hoá chưa được set đơn vị tính chính
+ Hàng hoá đã ngừng hoạt động
+ Không tìm thấy công thức chế biến cho hàng hoá này
+ Không tìm thấy thông tin nguyên vật liệu
+ Nguyên vật liệu đã ngừng hoạt động
+ Không tìm thấy thông tin hàng hoá hoặc hàng hoá chưa được thiết lập đơn vị tính chính
+ Không tìm thấy thông tin hàng hoá hoặc hàng hoá chưa được thiết lập đơn vị tính phụ
1.3.1 Các bước kiểm tra
a. Cập nhật dữ liệu
Tại giao diện này, dữ liệu được đồng bộ tự động, theo thời gian thực
Tuy nhiên, trường hợp chưa cập nhật kịp hóa đơn bán hàng, hoặc có sự thay đổi dữ liệu bán hàng và cần cập nhật lại -> Người dùng sử dụng Tiện ích “Đồng bộ lại hóa đơn” để hệ thống cập nhật lại
b. Kiểm tra dữ liệu đồng bộ
Tại màn hình chính của Xuất bán POS, người dùng kiểm tra các thông tin đồng bộ sau:
Tổng số hóa đơn (POS): Số hóa đơn phát sinh tại POS
Tổng Số hóa đơn (IVT): Số hóa đơn đã đồng bộ về Inventory
Tổng số món, NVL: Thể hiện số lượng món ăn hoặc số lượng NVL tiêu hao (tùy theo Hình thức xem dạng nào)
Mã hóa đơn cuối: Mã hóa đơn POS cuối cùng mà IVT đã đồng bộ
Lần đồng bộ cuối: Thời gian cuối IVT đã đồng bộ dữ liệu POS
c. Kiểm tra dữ liệu chi tiết
Tại mục Đã đồng bộ, người dùng có thể kiểm tra trực tiếp Báo cáo chi tiết tiêu hao của Món ăn hoặc Nguyên vật liệu bằng cách click vào món ăn cần xem:
o Chi tiết tiêu hao theo hình thức xem Món ăn:
o Chi tiết tiêu hao theo hình thức xem Nguyên vật liệu:
1.3.2 Bộ lọc tìm kiếm
o Bộ lọc cơ bản:
Thời gian xuất: Thời gian ghi nhận xuất kho
Tìm kiếm: Theo mã hoặc tên hàng
Kho xuất: Tìm theo kho xuất
o Bộ lọc nâng cao:
Thời gian: Theo thời gian xuất
Tìm kiếm: Theo mã hoặc tên hàng
Hình thức xem: Theo món bán hoặc theo nguyên vật liệu
Kho xuất: Tìm theo kho xuất
Áp dụng trong trường hợp bán hàng khách lẻ nhưng không bấm máy POS
Người dùng có thể bán các mặt hàng loại Thành phẩm, Bán thành phẩm, Hàng bán thẳng, hoặc Nguyên vật liệu
Với mặt hàng loại Thành phẩm, hệ thống sẽ ghi nhận xuất kho Nguyên vật liệu chế biến ra Thành phẩm đó dựa theo công thức chế biến
Ghi nhận dữ liệu bán hàng đồng thời cũng sẽ ghi nhận xuất kho và công nợ phải thu Khách hàng
Tại giao diện Menu -> chọn Xuất kho -> chọn Xuất bán hàng -> Bấm Tạo mới
Tại giao diện Xuất bán hàng, người dùng cập nhật các thông tin:
o Thông tin chung: Kho nhập, Thời gian nhập, Ghi chú
o Thông tin Khách hàng: Chọn Khách hàng (các thông tin kèm theo, người dùng khai báo ở Danh mục Khách hàng)
o Thêm dòng hoặc Thêm hàng loạt:
Thêm dòng: điền từng mặt hàng và cập nhật số lượng, đơn giá, giảm giá, VAT nếu có
Thêm hàng loạt: lựa chọn nhiều mặt hàng, hoặc theo Mẫu đơn hàng, hoặc theo file Import từ Excel
Trường hợp điền sai thông tin: Tích chọn mặt hàng đó -> bấm Bỏ dòng
o Lưu phiếu -> In chứng từ hoặc Tải Excel về
o Chức năng các Nút tiện ích:
Trả hàng: Tạo phiếu Nhập trả lại hàng bán dựa trên thông tin phiếu đang xem
Hủy bỏ: Hủy phiếu vừa tạo
Sao chép: Sao chép nội dung phiếu đang xem ra một phiếu mới, hoặc có thể thực hiện Sao chép tại Danh sách phiếu bằng cách click chuột phải.
o Nội dung chi tiết: Số lượng, các thông tin giảm giá, VAT khác (nếu có)
-> Bấm Lưu lại sau khi điền đẩy đủ thông tin
Hoàn thành: Trạng thái đơn các phiếu đã hoàn thành xuất kho, ghi nhận dữ liệu Báo cáo kho và công nợ Khách hàng
Đã hủy: Trạng thái đơn các phiếu bị hủy
Áp dụng trong trường hợp NCC đã giao hàng nhập kho, nhưng cần xuất trả lại NCC với một số lý do như: Hàng giao nhận kém chất lượng, không đúng quy cách, hoặc giao thừa hàng so với hóa đơn, v.v…
Tại phiếu Xuất trả lại NCC, ghi nhận thông tin NCC ứng với hóa đơn mua trước đó, đồng thời hàng hóa, số lượng xuất trả, đơn giá cũng cần khớp với hóa đơn mua
Hệ thống sẽ ghi nhận dữ liệu kho và công nợ phải trả NCC
Có hai luồng Xuất trả lại: + Xuất trả lại trực tiếp: xuất trả lại không qua tham chiếu
+ Xuất trả lại từ phiếu Nhập mua hàng: tạo tham chiếu từ Nhập mua hàng
3.3.1 Các bước thực hiện
a. Xuất trả lại trực tiếp
Tại giao diện Menu -> Xuất kho -> Xuất trả lại -> bấm Tạo mới
Tại giao diện Xuất trả lại, người dùng điền các thông tin sau:
o Thông tin chung: điền Kho xuất, thời gian xuất kho, Ghi chú
o Thông tin nhà cung cấp: chọn Nhà cung cấp trả hàng lại
o Thêm dòng hoặc Thêm hàng loạt:
Thêm dòng: điền từng mặt hàng và cập nhật số lượng, đơn giá, giảm giá, VAT nếu có
Thêm hàng loạt: lựa chọn nhiều mặt hàng, hoặc theo Mẫu đơn hàng, hoặc theo file Import từ Excel
Trường hợp điền sai thông tin: Tích chọn mặt hàng và click Bỏ dòng
Nội dung chi tiết: Số lượng trả lại, Đơn giá, Giảm giá, VAT (nếu có)
-> Bấm Lưu khi hoàn tất thông tin
o Chức năng các Nút tiện ích:
Hủy bỏ: Hủy phiếu vừa tạo
Sao chép: Sao chép nội dung phiếu đang xem ra một phiếu mới, hoặc có thể thực hiện Sao chép tại Danh sách phiếu -> Click chuột phải và chọn Sao chép đơn
b. Xuất trả lại từ phiếu Nhập mua hàng
Tại giao diện Menu -> Nhập kho -> Nhập mua hàng -> Chọn Phiếu mua cần trả hàng -> Chọn các mặt hàng cần trả -> bấm Trả lại
Phiếu Xuất trả lại sẽ được tạo tự động dựa trên thông tin từ phiếu Nhập mua hàng tham chiếu
Điền các thông tin: o Thời gian xuất kho o Số lượng trả, Đơn giá theo tham chiếu, Giảm giá, VAT nếu có o Lưu phiếu sau khi hoàn tất thông tin o In chứng từ/ Tải Excel
Hoàn thành: Trạng thái đơn các phiếu Xuất trả lại đã hoàn thành xuất kho, ghi nhận dữ liệu Báo cáo kho và công nợ Khách hàng
Đã hủy: Trạng thái đơn các phiếu Xuất trả lại bị hủy
Áp dụng cho trường hợp cần xuất kho hủy Nguyên vật liệu, Hàng bán thẳng, hoặc Bán thành phẩm bị hư hỏng, hết hạn sử dụng, hoặc hủy vì lý do khác
Trường hợp hủy Thành phẩm, hệ thống sẽ phân rã theo công thức chế biến để ghi nhận xuất hủy các Nguyên vật liệu chế biến ra Thành phẩm đó
4.3.1 Các bước thực hiện
Tại giao diện Menu -> Xuất kho -> Xuất hủy -> bấm Tạo mới -> Điền các thông tin sau:
o Thông tin chung: điền Kho xuất, thời gian xuất kho, Ghi chú
o Thêm dòng hoặc Thêm hàng loạt:
Thêm dòng: điền từng mặt hàng
Thêm hàng loạt: lựa chọn nhiều mặt hàng, hoặc theo Mẫu đơn hàng, hoặc theo file Import từ Excel
Trường hợp điền sai thông tin: tích chọn mặt hàng sai -> chọn Xóa dòng
Nội dung chi tiết: Số lượng trả lại, Đơn giá theo Giá vốn
-> Bấm Lưu khi hoàn tất thông tin
o Chức năng các Nút tiện ích:
Hủy bỏ: Hủy phiếu vừa tạo
Sao chép: Sao chép nội dung phiếu đang xem ra một phiếu mới, hoặc có thể thực hiện Sao chép tại Danh sách phiếu -> Sao chép đơn
4.3.2 Trạng thái chứng từ
Hoàn thành: Trạng thái đơn các phiếu đã hoàn thành xuất kho, ghi nhận dữ liệu Báo cáo kho
Đã hủy: Trạng thái đơn các phiếu bị hủy
5.1 Mô tả
Áp dụng cho các trường hợp Xuất kho khác không nằm trong các nghiệp vụ trên
Ví dụ: Xuất kho nhân viên ăn, hoặc xuất test thử món, v.v…
Phiếu này không ghi nhận công nợ, chỉ ghi nhận dữ liệu xuất kho
5.3.1 Các bước thực hiện
Tại giao diện Menu -> Xuất kho -> Xuất khác -> bấm Tạo mới -> Điền các thông tin sau:
o Thông tin chung: điền Kho xuất, thời gian xuất kho, Ghi chú
o Thêm dòng hoặc Thêm hàng loạt:
Thêm dòng: điền từng mặt hàng
Thêm hàng loạt: lựa chọn nhiều mặt hàng, hoặc theo Mẫu đơn hàng, hoặc theo file Import từ Excel
Trường hợp điền sai thông tin: tích chọn mặt hàng bị sai -> chọn Xóa dòng
Nội dung chi tiết: Số lượng trả lại, Đơn giá, Giảm giá, VAT (nếu có)
o Bấm Lưu khi hoàn tất thông tin
o Chức năng các Nút tiện ích:
Hủy bỏ: Hủy phiếu vừa tạo
Sao chép: Sao chép nội dung phiếu đang xem ra một phiếu mới, hoặc có thể thực hiện Sao chép tại Danh sách phiếu -> Sao chép đơn
5.3.2 Trạng thái chứng từ
Hoàn thành: Trạng thái đơn các phiếu đã hoàn thành xuất kho, ghi nhận dữ liệu Báo cáo kho
Đã hủy: Trạng thái đơn các phiếu bị hủy
Tại giao diện Menu -> lựa chọn Xuất kho -> Ở từng màn hình phiếu -> bấm Bộ lọc để tìm kiếm danh sách phiếu chứng từ
Trong giao diện Bộ lọc có các thông tin sau:
o Bộ lọc cơ bản:
Ngày chứng từ: chọn Từ ngày – Đến ngày theo thời gian xuất
Tìm kiếm: tìm theo Số chứng từ
Kho nhập: tìm theo Kho xuất
o Bộ lọc nâng cao:
Thời gian xuất: chọn Từ ngày – Đến ngày
Tìm kiếm: tìm theo Số chứng từ
Mã tham chiếu: tìm theo Số chứng từ tham chiếu
Khách hàng: tìm theo Khách hàng
Kho nhập: tìm theo Kho nhập
-> Chọn Lọc để xem dữ liệu
Tại giao diện Menu -> lựa chọn Xuất kho -> Ở từng màn hình phiếu -> bấm Tiện ích:
In phiếu: tích chọn các phiếu cần in giấy và in 1 phiếu hoặc hàng loạt
Xuất danh sách phiếu: xuất danh sách phiếu excel với thông tin tổng hợp
Xuất danh sách chi tiết: xuất danh sách phiếu excel với thông tin chi tiết
o A02 – Tổng hợp xuất: đường dẫn Menu -> Xuất kho -> Báo cáo theo dõi -> A02 – Tổng hợp xuất hoặc Menu -> Báo cáo -> Báo cáo quản trị kho -> A02 – Tổng hợp xuất
o A03 – Chi tiết xuất: đường dẫn Menu -> Xuất kho -> Báo cáo theo dõi -> A03 – Chi tiết xuất hoặc Menu -> Báo cáo -> Báo cáo quản trị kho -> A03 – Chi tiết xuất
o A06 – Báo cáo Xuất nhập tồn: đường dẫn Menu -> Nhập kho -> Báo cáo theo dõi -> A06 – Xuất nhập tồn hoặc Menu -> Báo cáo -> Báo cáo quản trị kho -> A06 – Xuất nhập tồn
