Cài đặt Hệ thống
Hướng dẫn các thao tác cài đặt hệ thống
1. Cấu hình hệ thống
Sau khi khởi tạo thành công dữ liệu Inventory, căn cứ vào mô hình vận hành thực tế của nhà hàng, thực hiện cấu hình hệ thống. Phần mềm sẽ tự động điều chỉnh giao diện tính năng để phù hợp nhất với mô hình của khách hàng lựa chọn.
Thao tác: Menu -> Cài đặt -> Hệ thống, xuất hiện giao diện như hình:
1.1 Mô hình vận hành
Dựa trên thực tế nhà hàng, chọn mô hình vận hàng phù hợp:
o Vận hành đặt hàng Mô hình basic: chỉ có kho cửa hàng. Hệ thống luôn luôn mặc định tích chọn kho cửa hàng
o Mô hình có kho tổng, bếp trung tâm: tích chọn có kho tổng, bếp trung tâm, kho cửa hàng
o Có đặt hàng tới nhà cung cấp: có luồng tạo phiếu đặt hàng trực tiếp tới nhà cung cấp
o Có đặt hàng nội bộ (Tới kho tổng/BTT): có luồng tạo phiếu đặt hàng từ cửa hàng lên kho tổng (BTT) hoặc giữa các kho tổng (BTT) với nhau
o Có lập yêu cầu mua hàng: Cửa hàng có nhu cầu đặt hàng, có thể tạo yêu cầu mua hàng
o Có người phụ trách duyệt hàng: Có bộ phận xử lý yêu cầu mua hàng. Phù hợp với mô hình 1 điểm phức tạp, hoặc chuỗi có kho tổng (BTT), chuyên biệt xử lý đơn hàng từ các bộ phận
1.2 Vận hành sản xuất
o Có quy trình sơ chế nguyên vật liệu: quản lý quy trình sơ chế nguyên liệu từ một nguyên liệu đầu vào thành nhiều nguyên liệu đầu ra. Ví dụ sơ chế Gà nguyên con thành các nguyên liệu đùi gà, cánh gà, lườn gà… Từ đó các nguyên liệu đùi gà, cánh gà, lườn gà thu được sẽ tham gia vào quá trình chế biến ra thành phẩm để bán
o Có quy trình chế biến bán thành phẩm: quản lý quy trình chế biến từ nhiều nguyên liệu ra bán thành phẩm lưu. Ví dụ từ chanh dây, đường có thể chế biến ra bán thành phẩm sốt chanh dây. Sốt chanh dây được lưu kho để chế biến ra các món ăn liên quan để bán
1.3 Vận hành kho hàng
Quản lý quy trình hàng hóa xuất nhập ra khỏi kho
Nghiệp vụ xuất kho: Quản lý việc xuất hàng ra khỏi kho
o Xuất điều chuyển: xuất hàng từ kho này sang kho khác trong hệ thống
o Xuất bán hàng: xuất bán hàng ghi nhận trực tiếp từ iPOS Inventory
o Xuất trả lại: trường hợp hàng nhập về kho nhưng không đảm bảo chất lượng, lỗi… và trong thời gian trả lại được nhà cung cấp, thực hiện xuất trả lại
o Xuất hủy: trường hợp hàng hóa đổ vỡ, hỏng… cần hủy, ghi nhận xuất hủy
o Xuất khác: ghi nhận các trường hợp xuất khác các trường hợp trên như xuất biếu tặng, xuất dùng nhân viên…
Nghiệp vụ nhập kho: Quản lý việc nhập hàng hóa vào trong kho
o Nhập mua hàng: Nhập mua hàng từ nhà cung cấp ngoài
o Nhập điều chuyển: nhập hàng được điều chuyển từ các kho khác trong hệ thống
o Nhập trả lại: trường hợp bán hàng nhưng hàng hóa có vấn đề và trong thời gian hoàn trả, khách hàng trả lại, thực hiện nhập trả lại
o Nhập khác: ghi nhận các trường hợp nhập khác các trường hợp trên như nhập biếu tặng …
Nghiệp vụ kiểm kê: kiểm soát tồn kho, hàng thừa thiếu
1.4 Cấu hình khác
o Yêu cầu tải ảnh hóa đơn khi nhập hàng từ nhà cung cấp: Khi nhập mua hàng từ nhà cung cấp (tạo phiếu nhập mua hàng), có yêu cầu tải ảnh đính kèm hay không. Mục đích để lưu trữ hóa đơn gốc (hoặc ảnh hàng hóa) đi kèm chứng từ nhập đó
o Yêu cầu nhập thông tin hóa đơn VAT khi nhập hàng từ nhà cung cấp: Khi nhập mua hàng từ nhà cung cấp (tạo phiếu nhập mua hàng), có yêu cầu nhập hóa đơn VAT hay không
o Cho phép sửa số lượng thực nhận khi nhập điều chuyển: Trường hợp điều chuyển hàng nội bộ, bên nhận nhận được số hàng khác số lượng bên xuất tạo phiếu, cho phép sửa số lượng thực nhận nhỏ hơn số lượng trên phiếu
o Tự động đồng bộ danh mục hàng hóa từ POS: Nếu tích chọn, hệ thống sẽ tự đồng bộ Menu món ăn mới từ POS và đưa vào tab "Chưa phân loại". Nếu không tích chọn, hệ thống sẽ đưa vào tab "Chưa đồng bộ".
o Kiểm kê theo định lượng, nhiều đơn vị tính: Trường hợp cần kiểm kê một mặt hàng theo nhiều đơn vị tính khác nhau. Ví dụ như Syrup vừa kiểm kê theo Chai, vừa kiểm kê theo Mililit.
o Xác nhận đơn yêu cầu mua hàng (RO) trước khi duyệt: Trường hợp bạn cần mở thêm trạng thái "Chờ xác nhận" cho bộ phận quản lý cao hơn xét duyệt các đơn YCMH trước khi chuyển qua cho Thu mua.
o Duyệt kiểm kê trước khi sinh phiếu điều chỉnh: Trường hợp bạn cần mở thêm trạng thái lưu nháp phiếu Kiểm kê (Chờ xử lý) trước khi bấm xử lý chênh lệch điều chỉnh -> Thời gian kiểm kê mặc định theo thời gian tạo phiếu Kiểm kê.
1.5 Nhượng quyền
o Có nhượng quyền thương hiệu: nhượng quyền và công ty vẫn vận hành chung, mục đích là để bạn quản lý kho cũng như mức độ sử dụng nguyên vật liệu của nhượng quyền, công nợ mua hàng của nhượng quyền
o Nhượng quyền vận hành tách biệt: với cấu hình này nhượng quyền và công ty sẽ vận hành tách biệt hoàn toàn không liên quan đến nhau, công ty không thể kiểm soát được tình hình sử dụng nguyên vật liệu của nhượng quyền cũng như công nợ mua hàng
Đây là cấu hình Nâng cao, cần liên hệ 1900 4766 nhánh 3 - bộ phận phần mềm IVT để được tư vấn và cấu hình.
1.6 Trừ kho 2 cấp
Trường hợp bạn có Bán thành phẩm (BTP) trong công thức Món ăn và không muốn quản lý quy trình Chế biến của BTP:
Bật cấu hình "Có sử dụng định lượng 2 cấp"
Khai báo mã hàng BTP không theo dõi tồn kho
Khai báo công thức chế biến cho BTP
-> Hệ thống sẽ tính toán trừ kho đến nguyên liệu tương ứng của BTP trong Món ăn khi bán hàng tại POS.
Đây là cấu hình Nâng cao, cần liên hệ 1900 4766 nhánh 3 - bộ phận phần mềm IVT để được tư vấn và cấu hình.
1.7 Định mức biến thiên
Trường hợp bán hàng tại POS có các món ăn kèm (Ví dụ: Topping) sẽ thay đổi định lượng của món ăn gốc, bạn cần:
Bật cấu hình "Có sử dụng định mức biến thiên"
Khai báo Công thức biến thiên cho các món ăn kèm
-> Hệ thống sẽ tăng/ giảm định lượng nguyên liệu trong công thức Món ăn gốc khi bán hàng tại POS.
Đây là cấu hình Nâng cao, cần liên hệ 1900 4766 nhánh 3 - bộ phận phần mềm IVT để được tư vấn và cấu hình.
Last updated
Was this helpful?