Quy trình nhập kho
Last updated
Was this helpful?
Last updated
Was this helpful?
o Khi phát sinh nhu cầu Nhập mua hàng, người dùng có thể thực hiện thao tác Nhập mua hàng theo hai luồng:
Nhập mua trực tiếp: Tạo phiếu Nhập mua trực tiếp không qua Đặt mua hàng (PO)
Đặt hàng và Nhập mua: Nhân viên tạo phiếu đặt hàng và gửi Nhà cung cấp, NCC giao hàng đến nhập kho
o Quản lý công nợ phát sinh của từng Nhà cung cấp
o Quản lý chất lượng, tình hình cung ứng hàng hóa của từng Nhà cung cấp
o Quản lý tình hình nhập kho từng mặt hàng theo từng Nhà cung cấp thông qua các báo cáo liên quan
a. Nhập mua trực tiếp
Tại giao diện Menu -> chọn Nhập kho -> chọn Nhập mua hàng -> Bấm Tạo mới
Tại giao diện Nhập mua hàng, người dùng cập nhật các thông tin:
o Thông tin chung: Kho nhập, Thời gian nhập, Ghi chú
o Thông tin Nhà cung cấp: Chọn Nhà cung cấp, cập nhật Số hóa đơn, ký hiệu Hóa đơn, Ngày hóa đơn nếu có
o Thêm dòng hoặc Thêm hàng loạt:
Thêm dòng: điền từng mặt hàng và cập nhật số lượng, đơn giá, giảm giá, VAT nếu có
Thêm hàng loạt: lựa chọn nhiều mặt hàng, hoặc theo Mẫu đơn hàng, hoặc theo file Import từ Excel
Trường hợp điền sai thông tin: Tích chọn mặt hàng cần sửa -> chọn Bỏ dòng.
o Lưu phiếu -> In chứng từ hoặc Tải Excel về
o Chức năng các Nút tiện ích:
Sửa: Cho phép bạn chỉnh sửa lại các thông tin Số lượng, Đơn giá, Ngày nhập, v.v..
Xuất trả lại: Tạo phiếu Xuất trả lại NCC dựa trên thông tin phiếu đang xem
Hủy bỏ: Hủy phiếu vừa tạo
Lịch sử chỉnh sửa: Kiểm tra lịch sử chỉnh sửa của phiếu nhập kho này
Sao chép: Sao chép nội dung phiếu đang xem ra một phiếu mới, hoặc có thể thực hiện Sao chép tại Danh sách phiếu -> Click chuột phải đơn cần sao chép -> chọn Sao chép đơn
b. Nhập mua từ phiếu Đặt mua hàng (PO)
Tại Menu Đặt hàng -> Đặt mua hàng -> Trạng thái phiếu PO “Đã xác nhận” -> Điền các thông tin cần thiết theo hóa đơn Nhập mua hàng được nhận như sau:
o Thông tin NCC: Thời gian nhập kho, Ghi chú (nếu có)
o Thông tin hóa đơn: Số hóa đơn, ký hiệu, ngày hóa đơn (nếu có)
o Nội dung chi tiết: Số lượng thực nhận, các thông tin giảm giá, VAT khác (nếu có)
o Chọn Lý do nếu Số lượng thực nhận không khớp Số lượng đặt hàng
Bấm Nhập kho sau khi điền đẩy đủ thông tin
c. Xuất trả lại Nhà cung cấp
Hoàn thành: Trạng thái đơn các phiếu Nhập mua đã hoàn thành nhập kho, ghi nhận dữ liệu Báo cáo kho và công nợ Nhà cung cấp
Đã hủy: Trạng thái đơn các phiếu Nhập mua bị hủy
Áp dụng trong trường hợp Hàng bán tại Kho IVT bị trả lại vì một số lý do như: Hàng xuất bán thừa, hàng bán không đạt chất lượng, v.v…
Tại phiếu Nhập trả lại, ghi nhận thông tin Khách hàng, đơn giá nhập lại sao cho khớp với phiếu Xuất bán hàng trước đó
Hệ thống sẽ tính toán lại dữ liệu tồn kho và công nợ khách hàng tương ứng
Có hai luồng Nhập trả lại:
+ Nhập trả lại trực tiếp: nhập lại không qua tham chiếu
+ Nhập trả lại từ phiếu Xuất bán hàng: tạo tham chiếu từ Xuất bán hàng
2.3.1 Các bước thực hiện
a. Nhập trả lại trực tiếp
Tại giao diện Menu -> Nhập kho -> Nhập trả lại -> bấm Tạo mới
Tại giao diện Nhập trả lại, người dùng điền các thông tin sau:
o Thông tin chung: điền Kho nhập, thời gian nhập kho, Ghi chú
o Thông tin khách hàng: chọn Khách hàng trả hàng lại
o Thêm dòng hoặc Thêm hàng loạt:
Thêm dòng: điền từng mặt hàng
Thêm hàng loạt: lựa chọn nhiều mặt hàng, hoặc theo Mẫu đơn hàng, hoặc theo file Import từ Excel
Trường hợp điền sai thông tin: chọn dấu X để bỏ dòng vừa thêm
Nội dung chi tiết: Số lượng trả lại, Đơn giá, Giảm giá, VAT (nếu có)
-> Bấm Lưu khi hoàn tất thông tin
o Chức năng các Nút tiện ích:
Hủy bỏ: Hủy phiếu vừa tạo
Sao chép: Sao chép nội dung phiếu đang xem ra một phiếu mới, hoặc có thể thực hiện Sao chép tại Danh sách phiếu -> Click chuột phải và chọn Sao chép đơn
b. Nhập trả lại từ phiếu Xuất bán hàng
Tại giao diện Menu -> Xuất kho -> Xuất bán hàng -> Chọn Phiếu cần trả hàng -> Chọn mặt hàng cần Trả lại -> Bấm Trả lại
Phiếu Nhập trả lại sẽ được tạo tự động dựa trên thông tin từ phiếu Xuất bán hàng tham chiếu
o Điền các thông tin:
Thời gian nhập kho
Số lượng
Đơn giá
Giảm giá/ VAT nếu có
-> Lưu phiếu và in chứng từ
2.3.2 Trạng thái chứng từ
Hoàn thành: Trạng thái đơn các phiếu Nhập trả lại đã hoàn thành nhập kho, ghi nhận dữ liệu Báo cáo kho và giảm công nợ Khách hàng
Đã hủy: Trạng thái đơn các phiếu Nhập trả lại bị hủy
Áp dụng cho các trường hợp Nhập kho khác không nằm trong các nghiệp vụ trên
Ví dụ: Nhập kho do được biếu tặng, Nhập do Nhà cung cấp giao hàng thừa, Nhập do nhân viên đền bù, v.v…
Phiếu này không ghi nhận công nợ, chỉ ghi nhận dữ liệu nhập kho
3.3.1 Các bước thực hiện
Tại giao diện Menu -> Nhập kho -> Nhập khác -> bấm Tạo mới
o Thông tin chung: điền Kho nhập, thời gian nhập kho, Ghi chú. Với mục Lý do, có thể tạo mới tại Menu -> Danh mục -> Lý do -> Chọn loại lý do Khác:
o Thêm dòng hoặc Thêm hàng loạt:
Thêm dòng: điền từng mặt hàng và cập nhật số lượng, đơn giá, giảm giá, VAT nếu có
Thêm hàng loạt: lựa chọn nhiều mặt hàng, hoặc theo Mẫu đơn hàng, hoặc theo file Import từ Excel
Trường hợp điền sai thông tin: Tích chọn mã hàng và bấm Bỏ dòng
Nội dung chi tiết: Số lượng trả lại, Đơn giá, Giảm giá, VAT (nếu có)
-> Bấm Lưu khi hoàn tất thông tin
o Chức năng các Nút tiện ích:
Hủy bỏ: Hủy phiếu vừa tạo
Sao chép: Sao chép nội dung phiếu đang xem ra một phiếu mới, hoặc có thể thực hiện Sao chép tại Danh sách phiếu -> Click chuột phải và chọn Sao chép đơn
3.3.2 Trạng thái chứng từ
Hoàn thành: Trạng thái đơn các phiếu Nhập trả lại đã hoàn thành nhập kho, ghi nhận dữ liệu Báo cáo kho và công nợ Khách hàng
Đã hủy: Trạng thái đơn các phiếu Nhập trả lại bị hủy
Tại giao diện Menu -> lựa chọn Nhập kho -> Ở từng màn hình phiếu -> bấm Bộ lọc để tìm kiếm danh sách phiếu chứng từ
Trong giao diện Bộ lọc có các thông tin sau:
o Bộ lọc cơ bản:
Thời gian nhập: chọn Từ ngày – Đến ngày
Tìm kiếm: tìm theo Số chứng từ
Kho nhập: tìm theo Kho xuất
o Bộ lọc nâng cao:
Thời gian nhập: chọn Từ ngày – Đến ngày
Tìm kiếm: tìm theo Số chứng từ
Mã tham chiếu: tìm theo Số chứng từ tham chiếu
Nhà cung cấp: tìm theo Nhà cung cấp
Khách hàng: tìm theo Khách hàng (áp dụng riêng Nhập trả lại)
Kho nhập: tìm theo Kho nhập
Chọn Lọc để xem dữ liệu
Tại giao diện Menu -> lựa chọn Nhập kho -> Ở từng màn hình phiếu -> bấm Tiện ích:
In phiếu: tích chọn các phiếu cần in giấy và in 1 phiếu hoặc hàng loạt
Xuất danh sách phiếu: xuất danh sách phiếu excel với thông tin tổng hợp
Xuất danh sách chi tiết: xuất danh sách phiếu excel với thông tin chi tiết
o A04 – Tổng hợp nhập: đường dẫn Menu -> Nhập kho -> Báo cáo theo dõi -> A04 – Tổng hợp nhập hoặc Menu -> Báo cáo -> Báo cáo quản trị kho -> A04 – Tổng hợp nhập
o A05 – Báo cáo Chi tiết nhập: đường dẫn Menu -> Nhập kho -> Báo cáo theo dõi -> A05 – Chi tiết nhập hoặc Menu -> Báo cáo -> Báo cáo quản trị kho -> A05 – Chi tiết nhập
o A06 – Báo cáo Xuất nhập tồn: đường dẫn Menu -> Nhập kho -> Báo cáo theo dõi -> A06 – Xuất nhập tồn hoặc Menu -> Báo cáo -> Báo cáo quản trị kho -> A06 – Xuất nhập tồn
(Xem ở mục
