Mô hình có kho tổng, kho cửa hàng

Áp dụng với mô hình có kho tổng và kho cửa hàng, chia thành 2 luồng đặt hàng chính Không có bộ phận thu mua và Có bộ phận thu mua

I. Mô hình không có bộ phận thu mua

1. Mô tả

Áp dụng cho mô hình có kho cửa hàng, kho tổng (BTT)
Không có bộ phận thu mua
Có quy tắc rõ ràng kho tổng nào được cung cấp mặt hàng nào, cho điểm nào tương ứng
Khi có nhu cầu hàng hóa, kho cửa hàng sẽ tạo yêu cầu đặt hàng, hệ thống sẽ tự sinh đơn đặt hàng tới từng kho tương ứng
Khi kho tổng có nhu cầu đặt hàng, tạo đơn mua hàng đặt tới nhà cung cấp

2. Cấu hình

Để cấu hình được luồng đặt hàng trên trên, thao tác như sau: Menu -> Cài đặt -> Hệ thống:

3. Sơ đồ

4. Thao tác

4.1 Các bước thực hiện

a. Kho cửa hàng có nhu cầu đặt hàng lên kho tổng

Bước 1: Cài đặt kho tổng mặc định cung ứng hàng hóa

Dựa trên danh sách nguyên liệu, hàng hóa của hệ thống, thực hiện cài đặt kho cung ứng kho các mặt hàng. Ví dụ các loại thịt, cá là kho tổng 1 cung cấp, bia rượu, nước ngọt là kho tổng 2. Để cài đặt được kho mặc định cung ứng hàng hóa, thực hiện như sau:

Menu -> Danh mục -> Cung ứng hàng hóa -> Bấm Tạo mới như hình dưới:

Bước 2: Kho cửa hàng tạo yêu cầu mua hàng

Khi phát sinh nhu cầu đặt hàng hóa, thực hiện tạo “yêu cầu mua hàng”. Để thực hiện tạo mới yêu cầu mua hàng, thao tác như sau:

Tại giao diện Menu -> Đặt hàng -> Yêu cầu mua hàng -> bấm Tạo mới để thêm mới chứng từ:

Xuất hiện giao diện thêm mới màn hình yêu cầu mua hàng như sau:

Điền đầy đủ thông tin như hình, bao gồm:

o Thông tin chung: Kho yêu cầu, Thời gian muốn nhận hàng, Ghi chú (nếu có) o Thông tin chi tiết hàng hóa:

Chọn mặt hàng muốn đặt: Thêm dòng hoặc thêm hàng loạt + Thêm dòng: chọn từng mặt hàng muốn đặt
+ Thêm hàng loạt: lựa chọn nhiều mặt hàng theo bộ lọc hoặc theo mẫu đặt hàng hoặc import từ excel
Điền đầy đủ thông tin về số lượng (theo đơn vị tính), ghi chú (nếu có) tương ứng với từng mặt hàng
Thông tin tồn kho: Hệ thống tham chiếu số lượng tồn kho hiện tại (sổ sách), quy định tồn tối thiếu, tối đa của từng mặt hàng để thống nhất số lượng đặt hàng chuẩn nhất

o Kiểm tra thông tin đầy đủ chính xác -> Lưu lại

Bước 3: Hệ thống tự sinh ra đơn hàng nội bộ tương ứng do đã được cài đặt mặt định kho hàng từ "Bước 1"

Bước 4: Gửi đơn đặt hàng tới kho tổng

Thực hiện “in chứng từ” hoặc “Tải về” excel (trên web) hoặc “Gửi đơn” (trên app) để gửi đơn đặt hàng tới Kho tổng (nếu cần)

Bước 5: Kho tổng nhận đơn hàng, thực hiện chuyển hàng xuống cửa hàng

Khi nhận được thông báo có đơn hàng nội bộ từ cửa hàng đặt tới, Kho tổng thực hiện xử lý đơn hàng theo 1 trong 2 cách

Cách 1: Xuất kho theo từng đơn hàng

Để thực hiện xuất hàng xuống điểm, thực hiện thao tác như sau

Menu -> Đặt hàng -> Đặt hàng nội bộ -> Tab đã xác nhận, tìm đến đơn hàng cần xử lý -> xem chi tiết:

Nhập Số lượng thực xuất, -> ấn xuất kho. Phần mềm sẽ tự động sinh ra phiếu Xuất điều chuyển tương ứng ở kho xuất và Nhập điều chuyển nội bộ tại kho nhập

Cách 2: Xuất kho hàng loạt

Để thực hiện xuất kho hàng loạt xuống cửa hàng, thực hiện như sau:

Menu -> Đơn hàng -> Đặt hàng nội bộ -> Tab đã xác nhận -> Tích chọn các đơn hàng cần xuất, ấn xuất kho … đơn hàng như hình:

Tiện ích trong chi tiết chứng từ:

o Hủy bỏ: Hủy bỏ phiếu vừa tạo o Sao chép: Sao chép nội dung phiếu ra một phiếu mới

b. Kho tổng đặt hàng lên nhà cung cấp

Bước 8: Kho tổng tạo đơn mua hàng

Khi có nhu cầu đặt hàng, thực hiện thêm mới phiếu “đặt mua hàng”. Để thực hiện tạo mới đơn mua hàng, thao tác như sau:

Tại giao diện Menu -> Đặt hàng -> Đặt mua hàng, bấm Tạo mới để thêm mới chứng từ:

Xuất hiện giao diện thêm mới màn hình đặt mua hàng như sau:

Điền đầy đủ thông tin như hình, bao gồm:

o Thông tin chung: Vận chuyển tới (Kho nhận hàng), Thời gian muốn nhận hàng, Ghi chú (nếu có) o Thông tin nhà cung cấp: Chọn nhà cung cấp. Nếu chưa có thông tin nhà cung cấp, ấn thêm nhà cung cấp mới o Thông tin chi tiết hàng hóa:

Chọn mặt hàng muốn đặt: Thêm dòng hoặc thêm hàng loạt + Thêm dòng: chọn từng mặt hàng muốn đặt
+ Thêm hàng loạt: lựa chọn nhiều mặt hàng theo bộ lọc hoặc theo mẫu đặt hàng hoặc import từ excel
Điền đầy đủ thông tin về số lượng (theo đơn vị tính), đơn giá, giảm giá, VAT nếu có tương ứng với từng mặt hàng

o Kiểm tra thông tin đầy đủ chính xác -> Lưu lại

Bước 9: Gửi đơn đặt hàng tới nhà cung cấp

Thực hiện “in chứng từ” hoặc “Tải về” excel (trên web) hoặc “Gửi đơn” (trên app) để gửi đơn đặt hàng tới NCC

Bước 10: Nhận hàng khi nhà cung cấp giao hàng

Khi nhà cung cấp giao hàng, vào lại đơn hàng đã tạo, thao tác như sau:

Menu -> Đặt hàng -> Đặt mua hàng -> Tab đã xác nhận, tìm đến đơn hàng cần nhận hàng -> xem chi tiết:

Nhập lại thông tin hóa đơn (nếu có), số lượng thực nhận, đơn giá, giảm giá, %VAT chính xác theo hóa đơn -> ấn Nhập kho. Phần mềm sẽ tự động sinh ra phiếu nhập mua tương ứng

Bước 11: Xuất trả lại nhà cung cấp (nếu có)

Trường hợp hàng lỗi, vào lại phiếu nhập mua hàng đã tạo, bấm xuất trả lại. Tham khảo hướng dẫn xuất trả lại chi tiết tại: “Quy trình xuất kho -> xuất trả lại”

Tiện ích trong chi tiết chứng từ: o Hủy bỏ: Hủy bỏ phiếu vừa tạo o Sao chép: Sao chép nội dung phiếu ra một phiếu mới

4.2 Trạng thái chứng từ

Yêu cầu mua hàng

o Chờ duyệt: Yêu cầu mua hàng đang chờ được xử lý o Đã duyệt: Yêu cầu mua hàng đã được xử lý tạo thành đơn mua hàng gửi nhà cung cấp o Chờ hiệu chỉnh: Yêu cầu mua hàng được bộ phận thu mua yêu cầu hiệu chỉnh khi có nhầm lẫn, sai sót o Đã hủy: Yêu cầu mua hàng lập sai đã được hủy bỏ o Hoàn thành: Yêu cầu mua hàng xử lý xong tạo thành đơn mua hàng và nhập kho từ nhà cung cấp

Đặt hàng nội bộ

o Chờ xử lý: Không bật cấu hình “tự động xác nhận đơn đặt hàng nội bộ”: Đơn hàng khi tạo mới sẽ tự vào tab chờ xử lý o Đã xác nhận:

Không bật cấu hình “tự động xác nhận đơn đặt hàng nội bộ”: xác nhận đơn chờ xử lý sẽ vào tab đã xác nhận
Có bật cấu hình “tự động xác nhận đơn đặt hàng nội bộ”: Đơn hàng nội bộ khi tạo mới sẽ vào tab đã xác nhận

o Đã xuất kho: Đã thực hiện tạo xuất kho điều chuyển cho các kho đặt hàng o Chờ hiệu chỉnh: Phiếu xuất điều chuyển từ đặt hàng nội bộ được bên kho nhập yêu cầu hiệu chỉnh lại o Đã hủy: Đơn hàng nội bộ bị hủy o Hoàn thành: Đã hoàn thành quy trình điều chuyển hàng từ đơn hàng nội bộ thành công (bên nhập xác nhận nhận hàng)

Đặt mua hàng

o Chờ xử lý: Có kết nối tới app nhà cung cấp, đang đợi nhà cung cấp xử lý đơn o Đã xác nhận:

Có kết nối tới app nhà cung cấp: Bên nhà cung cấp đã xác nhận đơn
Không kết nối tới app nhà cung cấp: mặc định khi thêm mới vào tab đã xác nhận

o Đã hủy:

Có kết nối tới app nhà cung cấp: Bên nhà cung cấp đã hủy đơn
Không kết nối tới app nhà cung cấp: Tự thực hiện hủy đơn hàng ở nút “hủy bỏ”

o Hoàn thành: Sau khi tạo nhập kho thành công

5. Báo cáo liên quan

Kiểm tra các báo cáo liên quan đến quy trình đặt hàng tại phân hệ Đặt hàng hoặc phân hệ Báo cáo

o B03 – Báo cáo Yêu cầu mua hàng: đường dẫn Menu -> Đặt hàng -> Báo cáo theo dõi -> B03 –Yêu cầu mua hàng hoặc Menu -> Báo cáo -> Báo cáo đặt hàng -> B03 – Yêu cầu mua hàng

o B04 – Báo cáo Đặt mua hàng: đường dẫn Menu -> Đặt hàng -> Báo cáo theo dõi -> B04 – Đặt mua hàng hoặc Menu -> Báo cáo -> Báo cáo đặt hàng -> B04 – Đặt mua hàng

o B05 – Báo cáo Đặt hàng nội bộ: đường dẫn Menu -> Đặt hàng -> Báo cáo theo dõi -> B04 – Đặt hàng nội bộ hoặc Menu -> Báo cáo -> Báo cáo đặt hàng -> B05 – Đặt hàng nội bộ

o A06 – Báo cáo Xuất nhập tồn: đường dẫn Menu -> Đặt hàng -> Báo cáo theo dõi -> A06 – Xuất nhập tồn hoặc Menu -> Báo cáo -> Báo cáo quản trị kho -> A06 – Xuất nhập tồn

o A09 – Báo cáo Tỷ lệ trả hàng: Menu -> Đặt hàng -> Báo cáo theo dõi -> A09 – Tỷ lệ trả hàng hoặc Menu -> Báo cáo -> Báo cáo quản trị kho -> A09 – Tỷ lệ trả hàng

II. Mô hình có bộ phận thu mua

1. Mô tả

Áp dụng cho mô hình có kho cửa hàng, kho tổng (BTT)
Có bộ phận thu mua
Khi có nhu cầu hàng hóa, bộ phận đặt hàng sẽ tạo yêu cầu đặt hàng
Bộ phận có quyền xử lý đơn hàng sẽ tổng hợp đơn yêu cầu để đặt hàng tới từng kho tổng tương ứng

2. Cấu hình

Để cấu hình được luồng đặt hàng trên trên, thao tác như sau: :

3. Sơ đồ

4. Thao tác

4.1 Các bước thực hiện

a. Kho cửa hàng có nhu cầu đặt hàng lên kho tổng

Bước 1: Kho cửa hàng đặt hàng

Khi có nhu cầu về hàng hóa, kho cửa hàng đặt hàng lên kho tổng. Để thực hiện đặt hàng, thao tác như sau:

Tại giao diện để thêm mới chứng từ:

Xuất hiện giao diện thêm mới màn hình yêu cầu mua hàng như sau:

Điền đầy đủ thông tin như hình, bao gồm:

o Thông tin chung: Kho yêu cầu, Thời gian muốn nhận hàng, Ghi chú (nếu có) o Thông tin chi tiết hàng hóa

Chọn mặt hàng muốn đặt: Thêm dòng hoặc thêm hàng loạt + Thêm dòng: chọn từng mặt hàng muốn đặt
+ Thêm hàng loạt: lựa chọn nhiều mặt hàng theo bộ lọc hoặc theo mẫu đặt hàng hoặc import từ excel
Điền đầy đủ thông tin về số lượng (theo đơn vị tính), ghi chú (nếu có) tương ứng với từng mặt hàng
Thông tin tồn kho: Hệ thống tham chiếu số lượng tồn kho hiện tại (sổ sách), quy định tồn tối thiếu, tối đa của từng mặt hàng để thống nhất số lượng đặt hàng chuẩn nhất

o Kiểm tra thông tin đầy đủ chính xác -> Lưu lại

Bước 2: Gửi thông báo có đơn đặt hàng tới bộ phận thu mua

Khi bộ phận vận hành gửi yêu cầu mua hàng, bộ phận có quyền xử lý đơn hàng sẽ nhận được thông báo đơn tới, danh sách đơn hàng cần xử lý sẽ nằm ở tab “chờ duyệt”

Bước 3: Bộ phận thu mua thực hiện xử lý đơn hàng

Khi các bộ phận thực hiện gửi yêu cầu mua hàng, bộ phận có quyền thu mua thực hiện xử lý các yêu cầu đã đặt:

o Yêu cầu hiệu chỉnh: Nếu yêu cầu mua hàng gửi lên có vấn đề cần bộ phận đặt hàng chỉnh sửa, bộ phận thu mua sẽ gửi “yêu cầu hiệu chỉnh”. Để gửi yêu cầu hiệu chỉnh, thực hiện xem chi tiết đơn hàng, ấn “yêu cầu hiệu chỉnh”, điền lý do yêu cầu, hệ thống sẽ trả lại đơn cần hiệu chỉnh về tab chờ hiệu chỉnh như hình:

o Hủy bỏ: Hủy bỏ nếu không đồng ý cấp hàng

o Xử lý/Tổng hợp yêu cầu mua hàng:

Xử lý từng yêu cầu mua hàng: Menu -> Đơn hàng -> Yêu cầu mua hàng -> Xem chi tiết -> Xử lý RO

Xử lý tổng hợp yêu cầu mua hàng: Tổng hợp nhiều yêu cầu của nhiều bộ phận, nhiều kho để tổng hợp yêu cầu gửi đơn hàng tới nhà cung cấp: Menu -> Đặt hàng -> Yêu cầu mua hàng -> Điền bộ lọc mong muốn -> Lọc -> Tại tab chờ duyệt, check các đơn cần tổng hợp -> Tổng hợp đơn hàng:

Hệ thống tự sinh ra đơn hàng nội bộ tương ứng (3) hoặc đơn đặt mua hàng tới nhà cung cấp (8)

Bước 4: Gửi đơn đặt hàng tới kho tổng hoặc nhà cung cấp

Thực hiện “in chứng từ” hoặc “Tải về” excel (trên web) hoặc “Gửi đơn” (trên app) để gửi đơn đặt hàng tới Kho tổng hoặc nhà cung cấp (Nếu cần)

Bước 5: Kho tổng nhận đơn hàng, thực hiện chuyển hàng xuống cửa hàng

Khi nhận được thông báo có đơn hàng nội bộ từ cửa hàng đặt tới, Kho tổng thực hiện xử lý đơn hàng theo 1 trong 2 cách

Cách 1: Xuất kho theo từng đơn hàng

Để thực hiện xuất hàng xuống điểm, thực hiện thao tác như sau

Menu -> Đặt hàng -> Đặt hàng nội bộ -> Tab đã xác nhận, tìm đến đơn hàng cần xử lý -> xem chi tiết:

Nhập số lượng thực xuất, -> ấn Xuất kho. Phần mềm sẽ tự động sinh ra phiếu Xuất điều chuyển nội bộ tương ứng ở kho xuất và Nhập điều chuyển nội bộ tại kho nhập

Cách 2: Xuất kho hàng loạt

Để thực hiện xuất kho hàng loạt xuống cửa hàng, thực hiện như sau:

Menu -> Đơn hàng -> Đặt hàng nội bộ -> Tab đã xác nhận -> Tích chọn các đơn hàng cần xuất, ấn xuất kho … đơn hàng như hình:

Tiện ích trong chi tiết chứng từ: o Hủy bỏ: Hủy bỏ phiếu vừa tạo o Sao chép: Sao chép nội dung phiếu ra một phiếu mới

Bước 6: Kho cửa hàng nhận hàng khi nhà cung cấp giao hàng

Khi nhà cung cấp giao hàng, vào lại đơn hàng đã tạo, thao tác như sau:

Menu -> Đặt hàng -> Đặt mua hàng -> Tab đã xác nhận, tìm đến đơn hàng cần nhận hàng -> xem chi tiết:

Nhập lại thông tin hóa đơn (nếu có), số lượng thực nhận, đơn giá, giảm giá, %VAT chính xác theo hóa đơn -> ấn Nhập kho. Phần mềm sẽ tự động sinh ra phiếu nhập mua tương ứng

Bước 7: Kho cửa hàng Xuất trả lại nhà cung cấp (nếu có)

b. Kho tổng đặt hàng trực tiếp lên nhà cung cấp

Bước 8: Kho tổng tạo đơn mua hàng

Khi có nhu cầu đặt hàng, thực hiện thêm mới phiếu “đặt mua hàng”. Để thực hiện tạo mới đơn mua hàng, thao tác như sau:

Tại giao diện Menu -> Đặt hàng -> Đặt mua hàng, bấm Tạo mới để thêm mới chứng từ:

Xuất hiện giao diện thêm mới màn hình đặt mua hàng như sau:

Điền đầy đủ thông tin như hình, bao gồm:

Chọn mặt hàng muốn đặt: Thêm dòng hoặc thêm hàng loạt + Thêm dòng: chọn từng mặt hàng muốn đặt + Thêm hàng loạt: lựa chọn nhiều mặt hàng theo bộ lọc hoặc theo mẫu đặt hàng hoặc import từ excel
Điền đầy đủ thông tin về số lượng (theo đơn vị tính), đơn giá, giảm giá, VAT nếu có tương ứng với từng mặt hàng

o Kiểm tra thông tin đầy đủ chính xác -> Lưu lại

Bước 9: Gửi đơn đặt hàng tới nhà cung cấp

Thực hiện “in chứng từ” hoặc “Tải về” excel (trên web) hoặc “Gửi đơn” (trên app) để gửi đơn đặt hàng tới NCC

Bước 10: Nhận hàng khi nhà cung cấp giao hàng

Khi nhà cung cấp giao hàng, vào lại đơn hàng đã tạo, thao tác như sau:

Menu -> Đặt hàng -> Đặt mua hàng -> Tab đã xác nhận, tìm đến đơn hàng cần nhận hàng -> xem chi tiết:

Nhập lại thông tin hóa đơn (nếu có), số lượng thực nhận, đơn giá, giảm giá, %VAT chính xác theo hóa đơn -> ấn Nhập kho. Phần mềm sẽ tự động sinh ra phiếu nhập mua tương ứng

Bước 11: Xuất trả lại nhà cung cấp (nếu có)

Tiện ích trong chi tiết chứng từ:

o Hủy bỏ: Hủy bỏ phiếu vừa tạo o Sao chép: Sao chép nội dung phiếu ra một phiếu mới

4.2 Trạng thái chứng từ

Yêu cầu mua hàng

Đặt hàng nội bộ

o Chờ xử lý: Không bật cấu hình “tự động xác nhận đơn đặt hàng nội bộ”: Đơn hàng khi tạo mới sẽ tự vào tab chờ xử lý o Đã xác nhận:

Không bật cấu hình “tự động xác nhận đơn đặt hàng nội bộ”: xác nhận đơn chờ xử lý sẽ vào tab đã xác nhận
Có bật cấu hình “tự động xác nhận đơn đặt hàng nội bộ”: Đơn hàng nội bộ khi tạo mới sẽ vào tab đã xác nhận

o Đã xuất kho: Đã thực hiện tạo xuất kho điều chuyển cho các kho đặt hàng o Chờ hiệu chỉnh: Phiếu xuất điều chuyển từ đặt hàng nội bộ được bên kho nhập yêu cầu hiệu chỉnh lại o Đã hủy: Đơn hàng nội bộ bị hủy o Hoàn thành: Đã hoàn thành quy trình điều chuyển hàng từ đơn hàng nội bộ thành công (bên nhập xác nhận nhận hàng)

Đặt mua hàng

o Chờ xử lý: Có kết nối tới app nhà cung cấp, đang đợi nhà cung cấp xử lý đơn o Đã xác nhận:

Có kết nối tới app nhà cung cấp: Bên nhà cung cấp đã xác nhận đơn
Không kết nối tới app nhà cung cấp: mặc định khi thêm mới vào tab đã xác nhận

o Đã hủy: