Quy trình điều chuyển hàng hóa

Quy trình điều chuyển hàng hóa áp dụng cho nhu cầu điều chuyển hàng từ kho này sang kho kia của một chuỗi nhà hàng

1. Mô tả

o Áp dụng cho mô hình có điều chuyển hàng hóa từ 02 Kho trở lên

o Có hai luồng điều chuyển cơ bản:

Luồng điều chuyển từ Kho tổng ->Kho chi nhánh: Kho tổng chuyên nhập hàng trực tiếp từ nhà cung cấp, mục đích là dự trữ nguyên vật liệu, hàng hóa của nhà hàng ->điều chuyển hàng hóa qua các Kho chi nhánh
Luồng điều chuyển từ Kho chi nhánh A ->Kho chi nhánh B: Khi phát sinh trường hợp cửa hàng A cần xuất hàng qua cho cửa hàng B

o Khi phiếu Xuất điều chuyển được lưu, đồng thời sẽ sinh ra phiếu Nhập điều chuyển tương ứng theo Đơn tham chiếu

o Việc thực hiện chuyển hàng hóa từ kho này sang kho kia, có các hình thức như sau:

Điều chuyển nội bộ: Khi chuyển hàng từ kho tổng sang kho chi nhánh hoặc từ kho chi nhánh A sang kho chi nhánh B.
Bán nội bộ: Khi kho tổng hoặc các kho chi nhánh phát sinh Bán hàng hóa đồng thời ghi nhận công nợ nội bộ.
Trả hàng nội bộ: Khi kho Mua nội bộ phát sinh nhu cầu Trả hàng nội bộ.

o Quản lý tình hình điều chuyển các mặt hàng luân chuyển giữa các kho thông qua báo cáo liên quan

2. Sơ đồ

3. Thao tác

3.1 Các bước thực hiện

a. Điều chuyển thông thường

Bước 1: Tại giao diện Menu -> lựa chọn Xuất kho -> Xuất điều chuyển -> bấm Tạo mới

Tại giao diện phiếu Xuất điều chuyển, người dùng điền các thông tin sau:

o Thông tin chung:

Kho xuất: chọn kho xuất
Hình thức: chọn hình thức điều chuyển (điều chuyển nội bộ/ Bán nội bộ/ Trả nội bộ)
Thời gian xuất: lựa chọn thời gian xuất kho
Ghi chú (nếu có)

o Thông tin kho nhập:

Kho nhập: chọn kho nhập
Số điện thoại/ Địa chỉ: tự hiển thị theo thông tin kho nhập

o Thêm hàng hóa:

Thêm dòng: dùng để thao tác nhập từng mặt hàng
Thêm hàng loạt: lựa chọn 1 trong 3 hình thức sau: + Chọn theo danh sách hàng hóa + Chọn theo mẫu + Import từ mẫu Excel
Bổ sung các thông tin: đơn vị tính, số lượng
Trường hợp điền sai thông tin: tích chọn mã hàng, click chuột phải và chọn Bỏ dòng

o Lưu phiếu -> In chứng từ hoặc Tải Excel về

o Nút tiện ích sau khi lưu phiếu:

Hủy bỏ: Hủy phiếu vừa tạo
Sao chép: Sao chép nội dung phiếu đang xem ra một phiếu mới, hoặc có thể thực hiện Sao chép tại Danh sách phiếu -> Click chuột phải vào đơn cần sao chép, chọn Sao chép đơn

Bước 2: Tại giao diện Nhập điều chuyển, có thể truy cập nhanh bằng cách:

o Theo đường dẫn: Menu ->phân hệ Nhập kho ->chọn Nhập điều chuyển ->Tìm phiếu Nhập điều chuyển được sinh ra có mã đơn tham chiếu ứng với Xuất điều chuyển vừa tạo

Bước 3: Kiểm tra thông tin và bấm Nhập kho để hoàn tất

b. Điều chuyển có sai sót thông tin

Trường hợp đã có phiếu Xuất điều chuyển và Nhập điều chuyển ở trạng thái Chờ xử lý, tuy nhiên bên Nhập phát hiện sai sót và cần bên Xuất chỉnh sửa lại thông tin. Người dùng thực hiện như sau:

Bước 1: Thông báo nội bộ cho bên Kho xuất sửa lại thông tin phiếu Xuất điều chuyển

Bước 2: Kho xuất sẽ tìm đến đơn Xuất điều chuyển "Chờ nhập" cần chỉnh sửa -> chọn "Sửa thông tin xuất"

Chỉnh sửa thông tin phù hợp
Bấm Lưu lại sau khi hoàn tất

Bước 3: Thông báo bên Nhập điều chuyển kiểm tra lại thông tin của phiếu Nhập đã được chỉnh sửa lại bên trạng thái "Chờ nhập"

Kiểm tra thông tin sau hiệu chỉnh, bấm Nhập kho để hoàn tất

c. Điều chuyển có điều chỉnh thực nhập và thu hồi

Để thực hiện trường hợp này, cần cấu hình hệ thống cho phép Sửa số lượng thực nhập như sau:

Tại giao diện Menu -> Cài đặt -> Hệ thống -> mục Khác -> bật “Cho phép sửa số lượng thực nhận khi Nhập điều chuyển”

Bước 1: Tại giao diện Nhập điều chuyển, có thể truy cập nhanh bằng 1 trong 2 cách sau:

o Click trực tiếp mã Đơn tham chiếu tại phiếu Xuất điều chuyển vừa tạo

o Theo đường dẫn: Menu ->phân hệ Nhập kho ->chọn Nhập điều chuyển ->Tìm phiếu Nhập điều chuyển được sinh ra có mã đơn tham chiếu ứng với Xuất điều chuyển vừa tạo

Sửa lại Số lượng Nhập theo thực tế -> bấm Nhập kho

Bước 2: Số chênh lệch sẽ được hệ thống đưa vào mục Đơn hàng chờ thu hồi theo user người dùng bên Kho xuất:

Kiểm tra đơn cần thu hồi và bấm Thu hồi
Phiếu Nhập thu hồi (truy cập: Menu ->Nhập kho ->Nhập thu hồi -> tìm mã tham chiếu Xuất điều chuyển tương ứng) sẽ được tạo tự động tương ứng với số lượng thu hồi

3.2 Trạng thái chứng từ

Chờ nhập (Chờ xử lý): trong quá trình bên Xuất điều chyển đã xuất kho, hàng đang đi đường và bên Nhập điều chuyển chưa xác nhận nhập kho
Chờ hiệu chỉnh: kho Nhập bấm yêu cầu hiệu chỉnh, cả hai đơn sẽ chuyển sang Chờ hiệu chỉnh ->tại đây kho Xuất cần chỉnh sửa lại số liệu Xuất điều chuyển cho phù hợp để đưa về trạng thái Chờ xử lý
Đã hủy: cần Hủy bỏ theo trình tự từ phiếu Nhập điều chuyển ->Nhập trả lại do thu hồi (nếu có) ->Xuất điều chuyển
Hoàn thành: Nhập điều chuyển đã hoàn thành nhập kho

3.3 Bộ lọc

Tại giao diện Menu ->lựa chọn Xuất kho ->Xuất điều chuyển ->bấm Bộ lọc để tìm kiếm danh sách phiếu chứng từ

Trong giao diện Bộ lọc tại Xuất điều chuyển này, có các thông tin sau:

o Bộ lọc:

Thời gian xuất: chọn Từ ngày – Đến ngày
Tìm kiếm: tìm theo Số chứng từ
Mã tham chiếu: tìm theo Số chứng từ tham chiếu
Hình thức xuất: tìm theo hình thức xuất điều chuyển
Xuất theo: Đặt hàng nội bộ/ Kế hoạch đặt hàng/ Khác
Kho xuất / Kho nhập: tìm theo Kho xuất hoặc nhập
Chọn Lọc để xem dữ liệu

3.4 Tiện ích

Tại giao diện Menu ->lựa chọn Xuất kho ->Xuất điều chuyển ->bấm Tiện ích để sử dụng các tiện ích sau:

a. Xuất nội bộ hàng loạt

Tạo hàng loạt phiếu Xuất nội bộ theo nhiều kho nhập khác nhau

Tại giao diện Xuất điều chuyển hàng loạt:

o Thông tin chung:

Kho xuất: chọn kho xuất
Hình thức: chọn hình thức điều chuyển (điều chuyển nội bộ/ Bán nội bộ/ Trả nội bộ)
Thời gian xuất: lựa chọn thời gian xuất kho
Ghi chú (nếu có)

o Thông tin kho nhập:

Kho nhập: chọn nhiều kho nhập

Lưu ý: 01 kho nhập sẽ chỉ tương ứng 01 phiếu Xuất điều chuyển

o Tại giao diện thêm hàng hóa:

Thêm dòng: dùng để thao tác nhập từng mặt hàng
Thêm hàng loạt: lựa chọn 1 trong 3 hình thức sau: + Chọn theo danh sách hàng hóa
+ Chọn theo mẫu
+ Import từ mẫu Excel
Bổ sung các thông tin: đơn vị tính, số lượng
Trường hợp điền sai thông tin: Tích chọn mặt hàng cần xóa -> chọn Bỏ dòng

Lưu ý: với trường hợp Xuất hàng loạt này, sẽ không có tiện ích In chứng từ hoặc Tải excel. Đồng thời, sau khi Lưu phiếu, hệ thống sẽ tạo ra các phiếu Xuất điều chuyển tương ứng với từng kho nhập.

b. In chứng từ hàng loạt: in mẫu in chứng từ nhiều phiếu cùng lúc (tích chọn các phiếu cần in)

c. Xuất danh sách phiếu: xuất excel tổng hợp danh sách phiếu đang xem

d. Xuất danh sách chi tiết: xuất excel chi tiết danh sách phiếu đang xem

1.1.4 Báo cáo liên quan

- Báo cáo xuất:

o A02 – Tổng hợp xuất: đường dẫn Menu -> Xuất kho -> Báo cáo theo dõi -> A02 – Tổng hợp xuất hoặc Menu -> Báo cáo -> Báo cáo quản trị kho -> A02 – Tổng hợp xuất

o A03 – Chi tiết xuất: đường dẫn Menu -> Xuất kho -> Báo cáo theo dõi -> A03 – Chi tiết xuất hoặc Menu -> Báo cáo -> Báo cáo quản trị kho -> A03 – Chi tiết xuất

o A06 – Báo cáo Xuất nhập tồn: đường dẫn Menu -> Nhập kho -> Báo cáo theo dõi -> A06 – Xuất nhập tồn hoặc Menu -> Báo cáo -> Báo cáo quản trị kho -> A06 – Xuất nhập tồn

- Báo cáo nhập:

o A04 – Tổng hợp nhập: đường dẫn Menu -> Nhập kho -> Báo cáo theo dõi -> A04 – Tổng hợp nhập hoặc Menu -> Báo cáo -> Báo cáo quản trị kho -> A04 – Tổng hợp nhập

o A05 – Báo cáo Chi tiết nhập: đường dẫn Menu -> Nhập kho -> Báo cáo theo dõi -> A05 – Chi tiết nhập hoặc Menu -> Báo cáo -> Báo cáo quản trị kho -> A05 – Chi tiết nhập

PreviousQuy trình chế biến bán thành phẩm NextQuy trình nhập kho

Last updated 29 days ago

Was this helpful?